首頁 / 普通考試 檔案管理考古題 / 民國115年 普通考試 檔案管理 檔案數位典藏及資訊系統概要 民國115年 普通考試 檔案管理 檔案數位典藏及資訊系統概要考古題
民國115年 普通考試 檔案管理 檔案數位典藏及資訊系統概要收錄考選部官方試題，共 4 題可線上瀏覽，考選部未公告本科目答案。
題目與答案
何謂生成式人工智慧（Generative Artificial Intelligence）？何謂檢索增強
生成技術（Retrieval-Augmented Generation, RAG）？如何結合前述二項
技術應用於機關檔案銷毀目錄審核工作？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、生成式人工智慧（Generative Artificial Intelligence, GenAI）係以大型語言模型（Large Language Model, LLM）為核心，經大量語料預訓練，依機率分布預測下一個詞元（token），進而生成文字、摘要、圖像等新內容。其特性為具創造性與泛化能力，能理解自然語言指令並產出草案；然亦可能產生幻覺（hallucination），虛構不存在之法規或引據，故須人工覆核。 二、檢索增強生成技術（Retrieval-Augmented Generation, RAG）係在生成答案前，先由外部知識庫檢索相關文件片段，再將檢索結果作為提示（prompt）上下文餵入模型生成回答。其流程包含文件切塊（chunking）、向量化（embedding）、索引建置、相似度檢索與重排序（rerank），可降低幻覺、提升答案可追溯性，並使模型知識得以即時更新而不必重新訓練。 三、應用於機關檔案銷毀目錄審核，可先建置法規知識庫，納入檔案法、機關檔案保存年限及銷毀辦法、機關共通性檔案保存年限基準及歷年審核案例；再將待審銷毀目錄逐案向量化，由RAG檢索對應條款，生成審核意見初稿並標註疑義案件，例如未屆保存年限、涉及陳情訴願或機關預算、人事資料、具史料價值者。 四、流程設計宜採人機協作：系統先就目錄欄位完整性、保存年限與基準一致性進行規則比對，再由RAG生成理由說明與建議，承辦人複核修正，經檔案管理單位審查後層轉首長核定。並應留存提示詞、檢索來源、模型版本與人工修改紀錄等稽核軌跡（audit trail），以備事後查考。 五、限制與建議：模型可能誤引法規或誤判個案特殊性，須建立人工覆核與抽核機制，並定期評測準確率與偏誤；涉及公務資料者，宜採地端或專屬租戶部署，落實資料分級、存取控制與個人資料去識別化，並訂定使用規範，明定不得逕以系統產出取代法定核定程序。
請說明公文資訊管理系統功能架構，並分別依下列四項：業務特性、使
用者（人員）特性、計畫特性、組織特性，論述影響系統發展與建置之
關鍵因素。（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、範疇與依據：公文資訊管理系統係支援公文自收文、簽辦、會辦、陳核、發文、歸檔至清理之全流程資訊系統，須符合文書及檔案管理電腦化作業規範與公文電子交換相關規定，並與檔案管理系統、電子簽章、身分認證及目錄服務介接，確保公文在法律上之效力與完整性。 二、功能架構可分層說明：使用者介面層提供入口網、表單與行動簽核；業務應用層涵蓋收發文、簽核流程、稽催、檔管與統計；共用服務層包含流程引擎、表單引擎、電子簽章與憑證驗簽；資料層含公文資料庫、影像檔與詮釋資料；基礎設施層則為網路、備援與資安防護。 三、業務特性：公文具法定程式、時效性與橫向會辦特性，流程常涉多層決策與例外改道，系統須支援彈性流程設定、版本控管、稽催與時限警示，並完整保留簽核軌跡與電子封裝，以符法制與課責要求；另須考量機密公文之區隔處理與權限管制。 四、使用者（人員）特性：機關人員資訊素養與年齡分布不一，首長多於行動裝置批示，承辦人則重視簽辦效率與範本沿用。系統宜採直覺化介面、樣板化簽辦、行動簽核與線上輔助，並規劃分眾教育訓練、種子人員與客服機制，以降低導入阻力與操作錯誤。 五、計畫特性與組織特性：計畫規模、期程、預算、委外方式與客製程度影響系統範圍，宜採模組化設計與階段性上線，避免一次性全面替換；組織特性如層級節制、跨機關協調、首長支持度、資訊單位量能與業務單位配合意願，則決定流程改造深度與整合成敗，應設專案辦公室推動變革管理。
何謂區塊鏈（Blockchain）技術？其原理為何？那些因素影響採用區塊鏈
技術的決策？政府機構如何應用區塊鏈技術於檔案管理，試舉例說明。
（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、區塊鏈（Blockchain）係一種分散式帳本技術（Distributed Ledger Technology, DLT），將交易資料打包為區塊（block），以雜湊（hash）值串接前後區塊形成鏈，並透過共識機制由多節點共同維護。其特性為去中心化、不可竄改、可追溯與透明可驗，無須單一信任機構即可建立多方共同信賴之紀錄。 二、運作原理包含：雜湊函數確保區塊內容完整性，任一更動即導致雜湊值變動；數位簽章（digital signature）驗證交易來源與不可否認性；共識演算法如工作量證明（PoW）、權益證明（PoS）或實用拜占庭容錯（PBFT）決定記帳權；各節點同步複製帳本；智慧合約（smart contract）則依預設條件自動執行。 三、影響採用決策之因素包括：參與者是否互不信任而需共同帳本；資料是否須多方共同寫入且不可事後修改；交易頻率與效能需求；法規遵循與資料在地化要求；建置維運成本與既有系統整合難度；隱私保護與個資去識別化能力；以及組織共識、治理模式與責任歸屬是否明確。 四、政府應用舉例：可建置檔案存證鏈，將電子公文與影音檔案之雜湊值及詮釋資料上鏈，日後以雜湊比對驗證完整性與真實性；亦可應用於跨機關檔案移轉與借調歷程紀錄、電子檔案長期保存之版本稽核、機密檔案存取授權紀錄，以及數位典藏授權交易之存證。 五、限制與建議：區塊鏈僅保證上鏈後不可竄改，無法保證上鏈前資料正確，須搭配信賴源頭與權限管理；機敏或個資不得直接上鏈，宜採鏈下儲存、上鏈存證（off-chain storage with on-chain anchoring）；並應訂定治理規範、節點管理與退場機制，避免技術先行而法制與維運落後。
請說明規劃檔案數位典藏工作時，有那些共通性的數位化工作流程？數
位資訊生命週期（Digital Information Life Cycle）包含那些階段？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、前置規劃：數位典藏推動前應確認典藏範圍與優先順序，完成著作權與個人資料盤點、檔案實體狀況檢查與修護需求評估，並訂定詮釋資料（metadata）欄位標準、影像規格（掃描解析度、色彩模式、檔案格式）、命名規則與儲存架構，作為後續作業共同依據。 二、共通數位化工作流程可歸納為：盤點與整備（含除塵、修裱）、原件點交與建檔、影像掃描或翻拍、影像品管（解析度、歪斜、裁切、色彩）、光學字元辨識（OCR）與後修、詮釋資料建檔與權威控制、檔案命名與入庫、備份與異地備援、線上發布與授權設定，以及定期檢核與格式遷移。 三、數位資訊生命週期（Digital Information Life Cycle）通常包含：規劃與創造（create/plan）、蒐集與擷取（capture）、組織與描述（organize/describe）、保存與維護（preserve/store）、取用與再利用（access/use）、轉置與遷移（migrate），以及屆期銷毀或永久保存（dispose/retain）等階段，各階段環環相扣。 四、各階段重點：創造階段即須決定格式與詮釋資料；保存階段須採開放格式、定期執行完整性檢查（fixity check）與儲存媒體更新；取用階段須兼顧授權與近用平權；遷移階段須防範格式過時（format obsolescence）；銷毀則須依保存年限與法定程序辦理並留存紀錄。 五、建議：機關宜建立標準作業程序與品質檢核表，採分散掃描、集中品管模式；並將生命週期觀念納入系統設計，確保數位檔案之真實性（authenticity）、完整性（integrity）、可讀性（renderability）與可及性（accessibility），方能達成長期典藏與加值應用之目標。