民國115年 高考三級 檔案管理 檔案技術服務
第1題
請說明共通性檔案保存年限基準（General Records Schedules, GRS）的目 的、用途及在我國檔案管理工作的運用概況。（25 分）
題目
請說明共通性檔案保存年限基準（General Records Schedules, GRS）的目 的、用途及在我國檔案管理工作的運用概況。（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方）
- 一、定義與目的：共通性檔案保存年限基準（General Records Schedules, GRS）係針對各機關共通的業務職能，預先訂定檔案保存年限與處理方式的規範，制度源自美國國家檔案暨文件署（NARA）。其目的在避免各機關重複訂定、標準寬嚴不一，並減輕逐案判定之負擔，確保檔案清理與銷毀的一致性及行政效率。
- 二、用途與功能：(1)作為機關訂定檔案保存年限之直接依據，機關得逕行引用，免除逐案簽報；(2)簡化檔案清理、銷毀審核與移轉流程；(3)統一全國保存年限尺度，便利跨機關檢調與資源共享；(4)作為檔案管理局審核銷毀案件及輔導訪視之參考基準，並可據以推估庫房容量需求。
- 三、我國運用概況：依檔案法及機關檔案保存年限及銷毀辦法，檔案管理局自民國93年起陸續訂頒「共通性檔案保存年限基準表」，涵蓋人事、會計、總務、文書、資訊、法制、採購、研發等共同業務，並視法規變動定期檢討修正。機關引用時應確認版本正確，如因業務特性需調整年限，應敘明理由簽報機關首長核定。
- 四、限制與建議：GRS僅適用共通性業務，機關特有核心業務仍須自行訂定保存年限；隨電子檔案、雲端作業與個資法制變動，基準表應滾動修正；另應強化宣導與教育訓練，避免機關誤用舊版或未經評估即套用，致生檔案過早銷毀或保存成本過高之風險。
AI 依官方試題文字產生的參考解答，非考選部公告答案，內容僅供備考參考。