民國115年 高考三級 檔案管理 檔案管理學
第2題
請說明機密檔案專用封套的封面上，應記載那些事項？機密檔案入庫的 管理原則為何？（25 分）
題目
請說明機密檔案專用封套的封面上，應記載那些事項？機密檔案入庫的 管理原則為何？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方）
- 一、機密檔案涉及國家安全或公務秘密，應依《檔案法》、《國家機密保護法》及《機密檔案管理辦法》等規定，以專用封套封裝並列管。封套具有辨識、管制、防護及追蹤功能，可避免機密檔案與一般檔案混置，並利於保密期限屆滿後之檢討、解密、移轉或銷毀。
- 二、專用封套封面應記載機密等級（如絕對機密、極機密、機密）、保密期限或解密條件、檔號、案名、卷名、件數、頁數、機關名稱、封套編號、封裝日期、承辦單位及保管人；並得視需要記載收發文號、借調或移轉紀錄。案名如涉敏感，應以代名或代號呈現，以免封面本身洩漏機密內容。
- 三、入庫首重集中與區隔：機密檔案應存放於專用檔案櫃或專室，與一般檔案分區、分櫃存放；必要時設置獨立安全區域，遠離通道、外牆、窗戶及易受水損、火損之處。庫房應具門禁、監視、警報、消防及溫濕度控制，鑰匙與密碼由專人保管並定期更換。
- 四、其次為專人與登記管理：指定專人負責保管及清點，建立機密檔案清冊、借調登記及移交紀錄；借調應經權責主管核准，限於業務必要，不得攜出機關或擅自複製，複製應編號、登記並回收。機密等級變更、保密期限屆滿或解密時，應依規定註記、改列及通知，並定期清查，做到帳物相符。
- 五、最後是安全與應變：資訊化機密檔案應採權限控管、加密、稽核軌跡及異地備份；紙本銷毀應使用碎紙機或委託合格廠商監毀，並留存紀錄。另應訂定災害防救及緊急應變計畫，發生水損、火災或入侵時，優先保護機密檔案、通報權責機關，事後檢討改善，以降低洩密及毀損風險。
AI 依官方試題文字產生的參考解答，非考選部公告答案，內容僅供備考參考。