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民國115年 高考三級 檔案管理 檔案管理學收錄考選部官方試題，共 4 題可線上瀏覽，考選部未公告本科目答案。
題目與答案
何謂全宗？請說明公家機關在判定檔案全宗有那些準則？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、全宗（fonds）係指同一機關、團體、企業或個人，於執行法定職務或從事活動過程中，自然產生並累積之全部檔案整體。全宗是檔案整理、編目、保管與應用之最高層級單元，體現來源原則（principle of provenance）與原始秩序（original order），可維持檔案之真實性、完整性及彼此間的有機聯繫。 二、判定全宗應以「組織獨立性」及「檔案來源脈絡」為核心，不能僅憑機關名稱、辦公處所或首長同一人兼任即認定。實務上常綜合檢視組織法規與編制、獨立預算與會計、印信、人事任免、業務職掌及對外行文權限；凡能獨立行使職權並獨立負責者，原則上得構成獨立全宗。 三、新設機關自成立之日起單獨立宗；機關改制或更名而機關同一性未變者，原則上延續原全宗，得以全宗群或沿革註記呈現變動。機關裁併、業務移轉時，原檔案不宜任意拆分，應隨業務承接關係移轉並註記來源；附屬機關具獨立編制、預算及印信者，得另立全宗，內部單位則不另立全宗。 四、臨時任務編組、派出單位、代管或受託業務，應依其是否獨立行使職權、是否自行產生並管理檔案、業務是否具有持續性判斷；政黨輪替、首長更迭或辦公廳舍遷移，不影響全宗同一性。實務上宜建立機關沿革與全宗對照表，遇組織變革先作來源考證，避免逕行分割或合併。 五、全宗判定常有灰色地帶，宜由檔案管理單位會同業務、法制及人事單位審議，必要時函詢檔案管理局；並將判定結果、理由及變動情形作成書面紀錄，納入檔案清理、移轉與銷毀計畫，定期檢討。如此既可維持檔案脈絡，也能避免因組織變動造成檔案管理斷層。
請說明機密檔案專用封套的封面上，應記載那些事項？機密檔案入庫的
管理原則為何？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、機密檔案涉及國家安全或公務秘密，應依《檔案法》、《國家機密保護法》及《機密檔案管理辦法》等規定，以專用封套封裝並列管。封套具有辨識、管制、防護及追蹤功能，可避免機密檔案與一般檔案混置，並利於保密期限屆滿後之檢討、解密、移轉或銷毀。 二、專用封套封面應記載機密等級（如絕對機密、極機密、機密）、保密期限或解密條件、檔號、案名、卷名、件數、頁數、機關名稱、封套編號、封裝日期、承辦單位及保管人；並得視需要記載收發文號、借調或移轉紀錄。案名如涉敏感，應以代名或代號呈現，以免封面本身洩漏機密內容。 三、入庫首重集中與區隔：機密檔案應存放於專用檔案櫃或專室，與一般檔案分區、分櫃存放；必要時設置獨立安全區域，遠離通道、外牆、窗戶及易受水損、火損之處。庫房應具門禁、監視、警報、消防及溫濕度控制，鑰匙與密碼由專人保管並定期更換。 四、其次為專人與登記管理：指定專人負責保管及清點，建立機密檔案清冊、借調登記及移交紀錄；借調應經權責主管核准，限於業務必要，不得攜出機關或擅自複製，複製應編號、登記並回收。機密等級變更、保密期限屆滿或解密時，應依規定註記、改列及通知，並定期清查，做到帳物相符。 五、最後是安全與應變：資訊化機密檔案應採權限控管、加密、稽核軌跡及異地備份；紙本銷毀應使用碎紙機或委託合格廠商監毀，並留存紀錄。另應訂定災害防救及緊急應變計畫，發生水損、火災或入侵時，優先保護機密檔案、通報權責機關，事後檢討改善，以降低洩密及毀損風險。
請闡述機關訂定檔案管理計畫時，如何對環境情勢與需求評估進行分
析？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、檔案管理計畫是機關依組織目標、法令要求及檔案生命周期所訂定之中長期藍圖；環境情勢與需求評估則是計畫前端之診斷工作，目的在確認「為何做、為誰做、能做什麼、還缺什麼」，使後續目標、策略與資源配置有客觀依據，避免流於例行採購或紙上作業。 二、外部環境分析可採PESTLE或SWOT之外部分析，盤點政治與法制（檔案法、政府資訊公開、個人資料保護、國家機密保護）、上級機關政策與管考、社會期待與媒體監督、科技趨勢（電子公文、雲端、AI、長期保存）、災害與氣候風險、預算及採購制度。可透過法規盤點、政策掃描、標竿學習與專家座談，找出機會與威脅。 三、內部環境分析應檢視機關願景與業務流程、組織與人力、檔案數量及成長率、檔案類型與材質、庫房空間與設備、資訊系統、經費、現行作業規範及過去缺失。可運用檔案盤點、流程分析、資源盤點、SWOT、風險矩陣及服務量統計，確認本身優勢、劣勢與關鍵限制。 四、需求評估宜從「機關業務、使用者、檔案本身、作業流程」四面向進行：機關端確認施政、稽核與決策需求；使用者端以訪談、問卷、焦點團體了解檢調、閱覽、研究及民眾申請需求；檔案端評估保存價值、使用頻率、機密性與風險；作業端找出點收、編目、保管、數位化及清理之缺口，並以差距分析設定優先順序。 五、最後應將環境與需求分析結果交叉比對，運用TOWS矩陣研擬策略，設定可衡量之目標、KPI、期程、經費與責任分工；計畫宜經內部審查及首長核定，並建立年度滾動檢討、利害關係人回饋與管考機制，使計畫能隨組織變革、科技發展及資源變化即時修正，形成PDCA循環。
某機關建築物內部修繕導致管線漏水，造成檔案庫房檔案受到水損。依
據檔案管理專業倫理與服務守則的精神，請說明檔案管理人員處理水損
檔案的專業判斷為何？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方） 一、水損發生時，檔案人員應先確保人員安全，立即停止修繕、斷電、止漏並通報機關首長及檔案管理單位，啟動災害應變；同時封鎖現場、避免踩踏、觸電及二次污染。專業判斷之首務不是追究責任，而是控制損害、保全現場證據並維持檔案之完整性與可用性。 二、依專業倫理與服務守則，檔案人員應誠實、負責、保密、公正，不得隱匿災情、延誤通報，或為掩飾疏失而擅自丟棄、重製、變造檔案；處理過程應尊重檔案之來源、原始秩序與證據價值，避免利益衝突。對外說明應據實，但涉及機密或個人資料者，仍應遵守保密義務與最小揭露原則。 三、搶救應依檔案價值、唯一性、損害程度及可用資源分類排序：優先搶救具永久保存價值、不可替代、涉及人民權益或機關核心業務者；其次為重要且可修復者；已嚴重霉爛或經鑑定無保存價值者，須經權責主管核准後始得清理。紙質、照片、磁帶、光碟等不同材質應分開處理，避免交叉污染。 四、技術處置應把握最小干預與可逆原則：先以吸水紙、棉布吸除表面積水，保持通風並降低濕度，避免日曬、烘烤及強力擦拭；潮濕檔案應攤平、分層放置，必要時送冷凍乾燥或請專業修復機構處理。處理時不任意裁切、裝訂或丟棄附件，並逐件記錄損害情形、處理方式、時間及經手人，建立可追溯紀錄。 五、後續應辦理損害鑑定、修復、數位化備份及清查，向首長與權責機關提出報告；受損仍具價值者編列預算修復，確定毀損者依規定註銷並留存紀錄。並應檢討修繕工程之防水、管線、監測與庫房選址，建立災害防救計畫、演練及跨單位通報機制，從制度面防止再次發生。