民國115年 高考三級 檔案管理 檔案管理學
官方試題 PDF
題目
請闡述機關訂定檔案管理計畫時，如何對環境情勢與需求評估進行分 析？（25 分）
參考解答（AI 生成，非官方）
- 一、檔案管理計畫是機關依組織目標、法令要求及檔案生命周期所訂定之中長期藍圖；環境情勢與需求評估則是計畫前端之診斷工作，目的在確認「為何做、為誰做、能做什麼、還缺什麼」，使後續目標、策略與資源配置有客觀依據，避免流於例行採購或紙上作業。
- 二、外部環境分析可採PESTLE或SWOT之外部分析，盤點政治與法制（檔案法、政府資訊公開、個人資料保護、國家機密保護）、上級機關政策與管考、社會期待與媒體監督、科技趨勢（電子公文、雲端、AI、長期保存）、災害與氣候風險、預算及採購制度。可透過法規盤點、政策掃描、標竿學習與專家座談，找出機會與威脅。
- 三、內部環境分析應檢視機關願景與業務流程、組織與人力、檔案數量及成長率、檔案類型與材質、庫房空間與設備、資訊系統、經費、現行作業規範及過去缺失。可運用檔案盤點、流程分析、資源盤點、SWOT、風險矩陣及服務量統計，確認本身優勢、劣勢與關鍵限制。
- 四、需求評估宜從「機關業務、使用者、檔案本身、作業流程」四面向進行：機關端確認施政、稽核與決策需求；使用者端以訪談、問卷、焦點團體了解檢調、閱覽、研究及民眾申請需求；檔案端評估保存價值、使用頻率、機密性與風險；作業端找出點收、編目、保管、數位化及清理之缺口，並以差距分析設定優先順序。
- 五、最後應將環境與需求分析結果交叉比對，運用TOWS矩陣研擬策略，設定可衡量之目標、KPI、期程、經費與責任分工；計畫宜經內部審查及首長核定，並建立年度滾動檢討、利害關係人回饋與管考機制，使計畫能隨組織變革、科技發展及資源變化即時修正，形成PDCA循環。
AI 依官方試題文字產生的參考解答，非考選部公告答案，內容僅供備考參考。